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平素よりお世話になっております。
株式会社船井総合研究所の瀬尾でございます。
いつも「めでぃまが」をお読みいただき誠にありがとうございます。
本日は、「総務部の設置」というテーマでお話をさせていただきます。
突然ですが、本メルマガをお読みの先生方で次のようなお悩みをお持ちではないでしょうか？
☑採用活動に注力したいが、診療やその他の業務が忙しくて手が回らない…
☑せっかく採用の応募者がきているのに、連絡やり取りがなかなかできずにいる…
☑外部企業とのやり取りや面談が大変…
☑毎回の発注業務が大変…
☑院内掲示物を誰かに任せられないだろうか…
医院経営をされている院長先生にとって、上記のようなお悩みをお持ちの方は多いかと存じます。
「医者」であり「経営者」でもあるクリニックの院長先生方のよくあるお悩みとして、「とにかく時間が足りない」というお声を頂戴いたします。
我々がお関わりをさせていただいている院長先生方からも、
「本当はもっと経営業に注力したいのに、それどころではない…」
「院長業務ってここまでやらないといけないのでしょうか…」
「スタッフに任せたいが、各部門とも手一杯で任せられる人材もいない…」
などといったお悩みを多く伺います。
上記のようなお悩みを解決し、院長先生の時間をつくるためにはどうしたら良いのでしょうか？
その答えを次で解説いたしますので、最後までお目通しいただけますと幸いです。
「総務部」設置で解決！
上述のお悩みを解決し、院長先生の「時間」を創出するために、弊社では「総務部」の設置を推奨しております。
「総務部」と聞くと、企業や大病院などにあるようなイメージを持たれる方もいらっしゃるかもしれませんが、クリニックにおいても設置していただくことは有効であると考えております。
では具体的な設置方法や活用方法についてお伝えいたします。
総務部の設置方法とは？
総務部設置のポイントは下記2つです。
①専任スタッフを雇う必要はなく、別職種との兼任でOK
総務部設置の必要性があるといえども、クリニックにおいて、総務専任のスタッフを雇うほどの業務はないはずです。
実際に総務部を設置しているクリニックでは、事務スタッフや看護師が兼任で活躍していることがほとんどです。
②総務部稼働は主要業務の隙間時間で実施
上述の通り、総務部は毎日実施する必要はなく、時間を決めて活動をしていただく形が良いかと存じます。実際に総務部を設置しているクリニック様では、「毎週〇曜日の〇時～〇時」というように、活動日を決めて実施していることが多いです。活動時間としては、比較的落ち着いている時間帯に設定していただくのがお勧めです。
総務部のスタッフを選定し、活動時間を決定したら実際に活動開始です。
実際の活動にあたり、どのような業務を任せるのかを次で解説させていただきます。
総務部の業務とは？
総務部に任せる業務としては下記のようなものがあります。
・採用活動（応募者とのやり取り、書類選考）
・外部企業とのやり取り
・院内システム関連対応
・ホームページ更新・管理
・福利厚生対応
・業務マニュアル作成
・勤怠管理
上記の業務を見て頂くと、恐らく現在院長先生ご自身で対応されている業務も多いかと思います。
院長先生の業務を棚卸ししていただき、その中から少しずつでもスタッフに委譲できるとベターです。
実際に総務部を活用したクリニックの事例
最後に実際に総務部を設置したクリニックの事例をお伝えいたします。
院長業務を総務部に委譲していくことで、院長先生が「経営」や「医療」に費やす時間が各段に増えたと言います。
いわゆる雑務・諸業務をスタッフに任せる体制を仕組化することで、「経営者」時間の拡充に繋がり、結果的に医院経営の発展に繋がっているようです。
総務部設置は、費用かけずに実施できる施策ですので、是非皆様の医院でも取り入れていただければと存じます。
本日は「総務部」の設置についてお伝えさせていただきました。
最後までメルマガをお読みいただき、誠にありがとうございました。
本日の内容が皆様のクリニック経営の一助となりましたら幸いです。
今後ともどうぞ宜しくお願い申し上げます。
