課題解決につながるミーティングのコツとは

いつもめでぃまが！をお読みいただきありがとうございます。
船井総合研究所の小栗陵太です。

個別相談をさせていただく中で、
スタッフ教育についての相談を頂く機会が多くあります。
組織教育の一環としてミーティングを導入される先生も多くいらっしゃいますが、
今回はそのミーティングのコツについてお伝えさせていただきます。

クリニックの課題解決のため、組織の成長のため
ミーティングをしていきたいがどのように進めていけばよいか

その前に、一口に教育といっても、職員の到達レベルによって必要な教育は異なります。
大きく分けると
社会人教育
組織人教育
臨床教育
の三つに分けられます。

上記2つの教育については、一般企業であれば新入社員研修として
早い段階で重点的に実施する会社が多い中、
医療の分野において、特にクリニックにおいては改めて研修を行うという所はあまり多くないと思われます。
そのため、社会人とは、組織人とは何か、ということを人に教えられる能力が不十分なまま、
リーダーになる、管理する立場になっているケースも少なからず見受けられます。

臨床教育はそれぞれ専門分野のため、教育の質についてはある程度担保されていますが、
上記2点が不十分ですと、院長先生が求めている教育と剥離していくケースも見受けられます。

このため、院長先生が考える「クリニックのため」「患者様のため」と
職員の考える「クリニックのため」「患者様のため」の認識にズレが生じ、ストレスの要因となっていることが多々見受けられます。

ですからミーティングを進めていく上では、こうした認識のズレがある前提で進めていく必要がございます。

スタッフミーテイングのコツとは

よくあるミーティング問題の例として、
時間を設定しても、時間内に終わらない
各部署リーダーのミーティングなのに問題提起ばかりで、解決策が決まらず逆にストレスになる
などが見受けられます。

その場で解決できることなら良いですが、
ただ問題点を上げるだけでは解決しないケースがほとんどです。
代表者のみのミーティングの場合、現場に持ち帰り検討する等の選択肢が生まれやすく、
解決策が決まり、実際の行動に移行するまでには多くの時間がかかってしまいます。

・決定事項を話し合う場にする
このようなケースを避けるためにも、
ミーティングは「決定事項を何にするか」を話し合う場にしていくことが必要です。
そうすることで、院長先生の役割は「解決策を考えること」から「決定すること」に変わるため、
ミーティングに割く労力を、決定に集中することができます。

・解決策まで考えることをスタッフに習慣づける
そのためには、ミーティングのための準備として
現場で出た課題を、現場で考えられる解決策まで考えてから、
ミーティングで提案することが必要です。
現場のスタッフ全員が当事者となり、問題提起と課題解決案をセットで考える習慣をつけていくことが大切です。

・ファシリテーターとして外部の人間を混ぜる
我々がご支援させていただく中で、会議のファシリテーターを行うことも多いのですが、
外部の人間がファシリテーターとして参加することにより、
準備段階からのお手伝いにより時間内に会議の目的を達成する
外部の立場から客観的・論理的に会議を進行し、納得の行く結論に持っていく
内部のスタッフをファシリテーターとして育成する
などが可能となり、組織の活性化やスタッフの育成にも効果的です。

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