業務の棚卸と整理の進め方【診療・業務効率化や教育システムのベースづくり】

いつもめでぃまが！をお読みいただきありがとうございます。
船井総合研究所の今勝彦です。

今年度もスタートし、新しくスタッフがご入職されたクリニックも多いのではないかと思います。

新しい職員がご入職されたら、

もちろん教育が必要でになりますが、
みなさまのクリニックでは、教育体制・システムは万全に整っているでしょうか。

属人的な教育のみででは、
その都度、教育の手間が増える
対応・スキルが統一されてないなど、様々な課題が生じます。

そのため、教育システムを構築することが重要ですが、
教育システムは、効率化・オペレーションに強く関係しています。
まずは、教育システム作成には、
現在どのような業務を行っているのかなど、業務の整理が必要です。

そこで、今回は診療・業務効率化、教育システムのベースとなる
業務の棚卸・整理について、解説いたします。

みなさまはのクリニックでは、
各部署、各スタッフが行っている業務をどこまで把握していますでしょうか。

先生の皆様は、診療をされているため、
診療時間中の、他部署の動きはなかなか見えにくいものかもしれません。

部署同士も、お互いが何をしているのかわからないといった声もよく聞かれます。

さらには部署内でも、
一人しかできない業務があり、
急な休みがあった場合には対応できない、
ブラックボックス化していて業務の引継ぎができない
などの課題も見受けられます。

このような状況であると、
効率化を進めるだけではなく、
新入職の方の教育もうまくいきません。

そのため、
まずは業務の棚卸をして、
院長先生、各主任スタッフ中心に、業務の全体像を把握していきましょう。

業務の棚卸は、
各部署が行っている業務内容に加えて、
いつの時間帯に行っているのか、
全員出来るのかなども合わせて、
箇条書きにして洗い出していくことから始めるとスムーズです。

業務の抜け漏れがないか、
各部署複数スタッフで確認しましょう。

業務の棚卸ができたら、
次に委譲すべき業務
人が行わなくてもよい業務等を仕分けしたうえで、
役割分担を明確にしていきましょう。

業務の棚卸、整理ができれば、
効率化に向けたオペレーション構築
デジタルツールの導入検討
教育プログラム
の準備が可能となります。

その都度、業務改善をしていくことも大切ですが、
まずは、業務の棚卸、整理をして、
全体像から把握していくことをおすすめいたします。

業務の棚卸や整理は、
業務改善の第一歩として重要な作業です。

まずは、各部署が行っている業務を全体的に把握し、
その上で業務の仕分けや役割分担を明確にすることで、
業務の効率化や人材育成につなげることができます。

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