スタッフさんの事務作業を見直すための2つのポイント

2021年08月30日 (月)

科目:
整形外科
コラムテーマ:
経営管理

いつもめでぃまが!をお読みいただきありがとうございます。
船井総合研究所の名雪希望(なゆき のぞみ)です。

先生方は受付や理学療法士などのスタッフの事務作業について、先生は全体像を把握していらっしゃいますでしょうか。
開院したてのころは比較的見ていたものの、医院が成長し組織が大きくなっていくにつれて、先生の手を離れて把握しきれていないケースが多いかと思います。もちろん、先生は先生のやるべきことに集中するという組織のあるべき姿になるのですが、定期的に医院全体を振り返ることも重要なのではないでしょうか。

そこで、今回はスタッフの事務的な作業にスポットを当てて、「小さな所から始めるデジタル化」・「属人化からの脱却」について、お伝えして参ります。

事務作業を見直すメリット ー 効率性の視点

スタッフさんが事務作業に追われているという医院は数多いかと思います。時には残業をしてくださり、書類を作成している方もいらっしゃると思います。
そこで問いかけたいこととしては、「果たして効率的な方法で作業を進めているか?」という問いです。

例えば、紙で患者さまのリストを作り、自賠責保険などの請求業務をしていることはないでしょうか?このケースは、傍から見ても明らかに「非効率だなあ」と気づけるかと思います。このような場合は、Excel(スプレッドシート)やWord(ドキュメント)を導入するだけでも、目に見えて成果が出るかと存じます。

では次の例として、スタッフがExcelでリハビリの管理をしている場合はいかがでしょうか?傍から見れば、「デジタルツールを活用している」ように見えてしまうかと思います。
そこで更に問いかけたいこととしては、「デジタルツールを最大限活かしているか?」という問いです。

一応パソコンを使っていても、作業内容がほとんど紙と場合と同じであればもったいないことです。
例えばExcelであれば、
・ボタン一つでリストにある情報から請求書や宛名を一括印刷する
⇒今までいちいち「入力→印刷」していた作業が、数秒で終わってしまいます!

・指定した期間に、再来院誘導のためのご挨拶のメールをお送りする
⇒半年後にやるべき作業など、やっておいた方がいいけど「つい忘れてしまう」ことを
 労力をかけずに自動で行えます!

・データをもとに患者さんの予約状況を計算し視覚化、予測を立てる
⇒業務の繁閑差を減らしたり、予約空き枠を埋めるような、
 医院全体の効率化に向けた戦略を経てることができます!

といったようなことが可能です。

今このメールマガジンをお読みになっているパソコンやスマートフォンを考えてみても、メールの振り分け機能、カレンダーアプリと連携する機能など、知らないとできないような機能は多くあります。

パソコンやGoogleの機能に備わっているもの身近なもので、簡単に効率化にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

事務作業を見直すメリット ー 脱属人化の視点

医院の運営にて、事務作業についてはスタッフ中心に進めることが多いですが、その中でも「作業を仕組み化する」ことが大切です。

事務作業があまりにもスタッフの能力に依存してきてしまうと、そのスタッフが休んだり退職したりしてしまった場合に、医院運営が回らないという事態に陥ってしまいます。

そこで、デジタルツールを導入・マニュアルを整備することで事務作業を「多くの人が、効率的に」行えるようにし、属人化から脱却することができます。
できるだけ個人に業務が集中してしまわないために、デジタルツールの導入をし進めることが有効化と存じます。

更に、属人化が更に進んでしまった状態、
つまり「特定の業務をスタッフが独占し、やり方がブラックボックス化しまった状態」からの脱却にも有効です。旧態依然とした方法からなかなか新しいやり方へと移ってくれないスタッフも、自動化によるスピード・その先にあるメリット(例えば、残業が減り早く帰れる等)を提示することで、心が動いていただけるかもしれません。
もしくは、多少強引にツールを導入することも一つの手です。

経営学の組織論に「有能さのワナ(competency trap)」という用語があります。
端的に説明しますと、「優秀であるがゆえに現在に満足してしまうと、わざわざ現在よりも優れた戦略や方法取ろうとしなくなること」を言います。
革新的な手法と従来の手法を比較すると、新しいことを覚えるコストの存在から、短期的には従来の手法のまま続けることが有効かのように思えてしまいます。
もちろん医院経営的には長期的に考えて有効な手法を考えることが大切です。しかし、スタッフさんの視点になると、短期的なものに陥りがちなことも事実です。

院長先生や事務長、コンサルタントなどの視点から、改めて医院の事務作業を見直して見ることも重要ではないのでしょうか。

今回は、「スタッフの事務作業を見直してみること」についてお伝えしました。
今後、ますます競争が激しくなる整形外科業界において、より良い診療・治療を患者さんに提供できるだけでなく、スタッフにとっても働きやすいクリニック作りの一助となれば幸甚でございます。

次回のメールマガジンもお楽しみに!

理学療法士の採用・教育やリハビリの展開に悩まれている先生方へ

☑理学療法士の良い人財が採用できるか不安
☑理学療法士のマネジメントに困っている
☑理学療法士の活躍の場を広げたい
☑リハビリを自院の主軸にしたい
☑リハビリのバリエーションを増やして地域貢献をしたい

そんなお悩みや思いを持たれている先生方は
ぜひオンライン視察ツアーにご参加ください。

今回のオンライン視察ツアーは、
医療法人社団 日輝会
うなやま整形外科
理事長 宇南山 賢二 氏を特別ゲスト講師としてお招きし、
オンラインにてクリニック視察ツアーと特別対談をお届けいたします!

たった3年でセラピストを0名から13名の体制にして、
外来の運動器リハビリだけでなく、
通所リハビリ、訪問リハビリも導入されました。

視察ツアーの第一講座では、
この3年で様々な困難を乗り越えてこられた
宇南山理事長およびマネージャー様のインタビューをご用意しています。

リハビリ拡大型クリニックのモデル医院ですので、
先生方のお悩み解決の一助となるはずですので、
この機会にぜひご受講してみてはいかがでしょうか?

▼お申し込みはこちらから▼
https://www.funaisoken.co.jp/seminar/076556/

同じテーマで記事を探す

この記事を書いたコンサルタント

名雪希望

無料経営相談のお問い合わせ

WEBからのお問い合わせ

お問い合わせフォームはこちら

お電話でのお問い合わせ

0120-958-270 (受付時間 平日9:00~18:00)0120-958-210 (受付時間 平日9:00~18:00)

病院・クリニック経営.comを見たとお伝えください。

デジタル化戦略レポート