【組織力とは情報の浸透スピードに比例！？】日々の申し送りから徹底しましょう！

【今回のメルマガは、このような方に必見です！！】
☑院内の風通しが悪い印象がある、またはスタッフから指摘される
☑院内でミーティングの体制が整っていない
☑院内の申し送りの仕組みがずさん
☑ヒヤリハット・インシデント対策共有会や、過去の情報に簡単にアクセスできない
☑看護師のミーティングは実施できているのが、事務ができていない

いつも大変お世話になっております。
船井総合研究所の長谷川寿人(はせがわ　ひさと)です。

皆様、いつも病院・クリニックメルマガをご愛読いただき誠にありがとうございます。
船井総合研究所の長谷川と申します。本メルマガでは、皮膚科・美容皮膚科クリニックの院長の皆様に少しでもお役立ていただける情報やノウハウをお届けできるように配信をしております。

さて、今回のメールマガジンは【組織力とは情報の浸透スピードに比例！？】をテーマとしてお伝えさせていただきます。

はじめに

クリニックという狭い職場において、情報の共有は非常に重要です。今更情報共有の重要性を先生方にお伝えすることは耳にタコであるかと存じますが、実際にクリニックにおいてどれだけこの情報共有が徹底できているかというところにフォーカスしてお伝えしたいと思います。組織力が高い、強い組織は情報の浸透スピードが非常に早いことが特徴として挙げられます。

情報共有とは、単なる業務が円滑になる道具ではなく、クリニック全体の生産性や組織風土の根本に繋がる重要な要素です。自院での取り組みをぜひ振り返りながらお読みください！

本メルマガのポイントは二つです！

①情報共有体制が整っていない場合のリスク
②まず取り組むべき情報共有施策

情報共有の重要性

クリニックで言う情報とは、例えば院長の今月の予定や、患者さんの申し送り、新しい機器やサービス導入の件、新職員のこと、ヒヤリハットの共有など多岐にわたりますが、伝わっていないと下記のような問題が起きるかもしれません。

・同じミスの再発
・申し送り不足による患者対応ミスや接遇の悪化

これらはもちろん防ぐ必要があります。もしかすれば医療事故にまで発展する可能性もありますし、現場としては最もアンテナが高い部分であると思います。したがって、基本的にはしっかりと伝えているという場合の方が多いでしょう。

しかし、情報共有が適切な人、適切なタイミング、適切な方法で伝わっていないといくら業務上の問題が無かったとしても、例えば重要な業務の変更が何かの手違いでその人にだけ伝えられていなかったり、情報の伝わり方が伝言ゲームになっており人によって違う内容になっていたりすると、下記のようなリスクをはらんでいると考えられます。

・クリニックへの不信
・人間関係の不和
・個々人の自尊心の低下
・知識の属人化
・生産性の低下

なぜなら、情報が伝わっていないというだけで、

そのこと自体に何か意味があるのではと考えてしまうためです。もちろん一度や二度であれば気にならないことでも、こういった些細な伝達ミスが積み重なることで組織に対する帰属意識の低下や自尊心の低下を招くこともありえます。伝える側からすれば大したことのないものでも受け取り側にとっては重く重要な事柄として受け止められるという視点を忘れないようにすることが重要です。

また、知識が一極化することでその人だけに集約されてしまったり、伝達が重複したり情報の正確性が疑われ、確認工数が増えて生産性が落ちるということもよくある事です。

◇今すぐ取り組める情報共有施策

では、実際に何をすべきか考えていきましょう。理想は、情報共有体制を段階を踏んで作っていくことです。最も大きな伝達の場が、いわゆる経営方針発表会でそこから徐々に粒度を細かくしていくと全体ミーティング、主任ミーティングや部署ミーティング、1on1面談というような施策が挙げられていきます。

まずはもっと身近な所から取り組む必要があるとお感じの先生方もいらっしゃるかと思いますので、簡単に始めることができるところから実際の取り組み事例の中からご紹介です。

⓵院長からの申し送り
ノートでもチャットツールでも構いません。院長や経営陣で決めたことや日頃の感謝などを少しでも良いので、書いて全員が見られるようにしてみましょう。月に一回からでも十分です。院長自ら取り組むことがポイントで、続けていくことでスタッフの皆さんにも重要性が伝わり、スタッフ側でも少しずつ取り組んでくださるようになっていくでしょう。

②スタッフ間の申し送り
毎日の業務申し送りは既に実施されているかと思います。ここでも正確に伝わっているかどうかが重要です。ノートであればサインをしてもらう、チャットツールであればリアクションボタンを押してもらうなど大した手間でもない方法で伝達程度が把握できます。主任格の方がいらっしゃる場合は、その方を主体として進めるのも効果的です。

他にも、ミーティングを既に実施している場合は進め方を工夫してみたりと、様々な施策がございますが、本メルマガではぜひ情報共有という業務に関して改めて見直して見ていただければ幸いです。

船井総研では、即時業績UPのマーケティングは勿論、マネジメントについてもお手伝いをさせて頂いておりますので、お気軽にご相談いただけますと幸いでございます。
今回も最後までお読みくださりありがとうございました。

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