【無料小冊子プレゼント】自律的にPDCAを回すことが出来る会議の方法のポイント

2021年10月12日　（火）

科目：: 心療内科

コラムテーマ：: 経営計画/経営管理スタッフマネジメント教育

受付で新規患者の受け入れを断らなくなるために

お世話になっております。
船井総合研究所の野中と申します。

今回は、スタッフとの会議をまだ行った事が無い先生や、スタッフとの会議をしているが、全く機能しているように感じない先生向けに今回のコラムを書かせていただきます。

会議の必要性は感じているが、なかなか効果を実感できてない先生や、どう進めていくべきなのかのヒントを得たい先生は是非最後までお読みいただければ幸いです。

スタッフと定期的に会議はしていますか？

経営のご相談をいただく際に、必ず聞いている質問として「　スタッフとの会議を行っておりますか？　」というものがあります。

中にはしている先生もいらっしゃいますが、殆どの先生は必要性は感じているものの、なかなか実行に踏み切れていないというのが実情のようです。

また
・朝礼で伝えるべきことは伝えている
・相談がありそうであれば乗っている
・何かありそうならこちらから声をかけている
ということで、特段会議を設けなくても問題は解決していると考えている先生も多くいらっしゃいます。

もちろん、こちらで全て対処が出来ていれば大丈夫なのですが、かなりスタッフ数が多くなってくるとこれだけでは回らなくなってくるのも事実です。

そのため、スタッフさんと面談をさせて頂くと
・自分の想いを伝える場所がない
・改善すべき箇所があるが言う機会がない
・院長が何を考えているのかが不明で将来が不安
など、多数の意見をいただきます。

それらを加味すると
・クリニックをさらに良くし、離職を減らしたい
・効率化をすすめていき、待ち時間を減らしたい
・今後分院を考えており、スタッフだけでPDCAを回してほしい
という先生方には「　午後の診療を閉じてでも　」会議を行うことを提案させていただいております。

会議をしたって無駄と思われてしまう理由は？

「　会議を行いましょう！　」とご提案をさせて頂くと、実際に始めていただくクリニックさんも多いのですが数か月後に「　全然上手くいかないから、もうやめてしまった　」と先生がおっしゃるケースも散見されます。

そういったクリニックにてスタッフさんに面談をしてみると下記のようなご意見をいただくことがあります。

・自分に全く関係がない・興味ない話題が永遠に続く
・一部だけが盛り上がって内輪ネタを始める
・自分の言いたいことを言って発言者が酔いしれている
・自分の発言を途中で遮られる・そもそも発言権を貰えない
・自分の意見を全否定される
・なんの為に行っており、ゴールが分からない会議になっている

などなど、かなり厳しいご意見をいただくこともございます。

そのため、会議に参加しても発言をしないので何も変化が無く
時間だけが無駄に過ぎていくように感じてしまっているのだと思われます。

それではどのように会議をすれば結果が出る会議になるのでしょうか。

会議を円滑に進める３つの準備

より効率的な会議を進めていく方法はさまざまありますが、シンプルな方法がより効果があるのは事実です。

殆どのクリニックで下記の３つを行っていただくだけで全く雰囲気が変わってきたとのご意見をいただいております。

①議題・役割・会議時間を事前に全員に伝える
会議が始まってから議題を知ると、考えるのがゆっくりな方では良い発言が出来ません。
また、会議時間が不明瞭だといつ終わるのだろうと不安に思い、会議に集中できません。
そのため、事前に議題や役割を伝えて準備をいただきつつ
会議の時間の終わりを見せることでそこまでに決めるように促していきます。

②全員に一回以上は発言していただく
よく話を振る際に「　何か意見がある人はいますか？　」という方もおりますが
会議に慣れていない方では「　これって言ってもいいのかな？　」という不安から、発言を控える方も多いです。
そのため、全員が1回は強制的に話すということで、その不安を払しょくし、必要な発言を促すことが出来ます。

③具体的なアクションと担当者と納期を決める
会議にて、もっとも無駄になってしまう要因は「　何も変化がないこと　」です。
もちろん、情報共有をするということも会議の大事な役目ではありますが、会議の主な役割はさらに良い状態にしていくことです。
さらには「　目指している状態に到達すること　」です。
そのためにするべきは、新たなアクションであって、それを実行しきることです。

ただ、そうした中でおおいのは「　じゃあ、〇〇しましょう！　」と決まって、次の会議の時間になっても誰も何もやってないという状態。
これは、やっていないスタッフが悪いのではなく「　誰が、いつまでに、何を　」やるのかを明確にしきれていない会議の運用方法の問題でございます。

だからこそ、具体的なアクションと担当者と納期を決めることは、会議では必須となります。