vol.146「新入職員定着・離職防止に繋がる「生きたマニュアル」の活用方法」

2017年5月17日配信

皆さま、こんにちは。
いつもめでぃまが！をご愛読頂きありがとうございます。
船井総合研究所の塙でございます。
 
GWが終わり4月に入職したスタッフも本格的に現場で働いている法人もあれば
一方で急にGW明けからスタッフが出勤してこない。というような事態になり急遽スタッフ採用が必要になっている法人もあるかと思います。
 
今回は採用も重要ですが、
人手がない中スタッフを採用したけど
●教える人がいなくて・・・
●教える時間がなくて・・・
●忙しい中教えたけど先輩が本来の業務ができていなくて残業・・・
というお声をよく聞きますので採用した後の育成についてお話させていただきたいと思います。
 
採用し、実際に新入職員が出勤してくるとまずはマニュアルを渡し、読んでもらったり、またはマニュアルはなく実際の業務を見て覚えて頂くというような法人さんもあると思います。
マニュアルがない法人さんでは、まずマニュアルを作成して頂くのは必要になってきますが、マニュアルはあるけど、実際の内容と異なっていたり新人からしたら文字ばかり、専門用語ばかりでわからない。など疑問はいっぱい出てきます。
 
ここで、ポイントになってくるのが「生きたマニュアル」を作成することです。
 
「生きたマニュアルとは・・・？」それは、新人さんが使えるマニュアルです！
では、生きたマニュアルってどうやって作っていくのでしょうか。
作り方は・・・
 
 
よくあるマニュアルは教える側（教育担当）がいつの日かに作ったものをそのまま使用していて、アップロードされていないマニュアルです。
 
一方で、「生きたマニュアル」は、情報が新しくアップロードされていくマニュアルです。
作成方法としては、
①教育担当の方がある程度いつも教えている内容のマニュアルを作成する。
ポイントはマニュアルを見てその現場が想像できて、マニュアルを見れば業務ができるか。
②作成したマニュアルをもとに新人さんが実際に業務を行う
③新人さんがマニュアルと実際に業務をしてみて異なっていたところのマニュアルを修正する。ポイントは”こう表現されていたら業務ができる”というところまで落とし込む。
④関係スタッフ全員で更新された部分の確認とすり合わせ。
ポイントは全員に各業務の標準を認識してもらい統一していく。
 
こうすることで、マニュアルは常に情報が更新され、関係スタッフが業務の標準を理解しているので教え方が人によって異なることを防げますし、新人スタッフもマニュアルを修正するという任務があるのでマニュアルをしっかり読む癖もできます。
 
このマニュアルは紙で作成しても構いませんし、最近では動画でマニュアルを作成できるシステムもあるのでそれを使っている法人もあります。
ただ、しっかりマニュアルを活用して教育をしている法人は
マニュアルを使う本人達が頭で考え手を動かしてマニュアルを作り続けているということです。
 
 
マニュアルを作成しようとなるとハードルが高いと感じることもありますが、作り始めるとスタッフの絆も深まったりと気が付けば相乗効果がでることもあります。
まずは、一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。
最後まで、お読み頂きありがとうございました。
 
 

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