▽こんなお悩みございませんか？
- ☑ 開業前で予約システム選びに難航している…
- ☑ 予約システムを変更したいが、なにを選んでいいかわからない…
- ☑ 一番ハイスペックな予約システムを選んだものの、機能を持て余している…
- ☑ 予約システムの機能の問題で「理想の診療」を作れていない…
消化器内科・内視鏡クリニックの先生方から、日々このようなご相談を数多くいただきます。
株式会社船井総合研究所の消化器内科・内視鏡クリニック専門コンサルタントチームは、毎月全国200件以上のクリニック様とお打ち合わせを行っております。実際の診療見学を通じて、現場で各社の予約システムがどのように稼働しているかを日々目の当たりにしています。
内視鏡検査は一般的な外来とは異なり、事前の服薬確認やリカバリールームの管理など特有の複雑なオペレーションが存在します。そのため、単なる「時間予約」のシステムでは現場が回らなくなるケースを数多く見てきました。
数多くのリアルな現場を知る私たちだからこそわかる、「失敗しない予約システムの選び方」と「検査数を増やす設定のポイント」を解説します。
1. 内視鏡クリニックにおける「失敗しない予約システムの選び方」
内視鏡クリニックに導入する予約システムを選ぶ際は、単に「Webから予約ができるか」ではなく、内視鏡特有の複雑なオペレーションに対応できるかどうかが重要です。以下の5つの基準で自院に合うものを選定しましょう。
① 複数のリソース（医師・内視鏡室・リカバリールーム）を連動できるか
内視鏡検査は、医師の手が空いていても「リカバリールームのベッドが満床」であれば次の検査に進めません。システム上で「検査枠」と「ベッドの空き状況」を連動させて管理できる機能があるかは、複数体制で高稼働を目指す上で必須の確認ポイントです。
② 事前問診・条件分岐のカスタマイズ性が高いか
抗血栓薬の服薬状況や既往歴など、内視鏡検査において事前に確認すべき事項は多岐にわたります。予約と同時に詳細なWeb問診を取得でき、特定の回答（例：血液をサラサラにする薬を飲んでいる）に対して自動で注意書きを表示させるなど、自院のルールに合わせた柔軟な設定ができるかを確認しましょう。
③ 検査日に合わせた詳細な「自動リマインド」が送れるか
食事制限や下剤の服用案内など、前日や数日前など特定のタイミングで患者様に案内を送る必要があります。LINEやメールを用いて、検査種別ごとにカスタマイズされたリマインドを自動送信できるシステムを選ぶことで、スタッフの電話対応業務と当日のキャンセルリスクを大幅に削減できます。
④ メインターゲット層の「使いやすさ」とマッチしているか
若年層やビジネスマンが多いクリニックであれば、アプリ完結型やクレジットカード事前決済が可能なシステムが好まれます。一方、高齢の患者様が多く来院する地域密着型のクリニックであれば、LINE予約や電話・窓口予約と連動しやすく、画面がシンプルで直感的に操作できるものが適しています。
⑤ 周辺システム（Web問診や専用アプリでの自動決済など）との連携の強さ
予約システム単体の機能だけでなく、「何との連携が強いか」も選定の重要な指標になります。例えば、より高度な事前聴取ができる「Web問診システム」との連携や、検査後の会計待ち時間をなくす「専用アプリでの自動決済（クレジットカード決済）」との連携です。これらがシームレスに繋がることで、患者様の利便性向上だけでなく、スタッフの業務負担を劇的に減らすことができます。自院の課題に合わせて、拡張性や周辺連携の強さも確認しましょう。
2. 予約システムの設定変更で内視鏡検査数を増やせる・診療を効率化できるポイント
① 「検査」のコアタイムを作る
「検査と外来がどっちも予約できる」という予約システムの運用をしている方が多いですが、検査数と外来の数を担保するためには、「どちらかしか予約できない」という時間を作ることが必須です。これを行うことで、月の検査枠数を確実に確保することができるため、検査数、ひいては医業収入の安定化に直結します。また、設定した枠に対する実際の予約状況を見ることで、自院の需要を正確に理解し、マーケティングのボトルネックを特定しやすくなります。
② 初診と再診の外来枠を分ける
①のコアタイムはすでに作っているというクリニックの皆様に確認していただきたいのが、外来の中の枠をしっかりと分類しているかどうかです。初診と再診では診察にかかる時間が違うのはもちろんのこと、内視鏡検査数を伸ばすためには入り口となる「初診患者数の確保」が絶対条件となります。初診専用の枠を独立させることで、新規患者の取りこぼしを防ぐことができます。
③ 内視鏡検査を時間予約から時間帯予約へ
内視鏡検査を実施していると、「院内のオペレーションはうまくいっているのに、患者さんの遅刻でスケジュールが崩れてしまう」ということが起きていませんでしょうか。そんなクリニックの皆様は、予約枠と予約システムを「時間帯予約」に変更してみてください。例えば「13:00と13:30に1名ずつ」という設定ではなく、「13:00〜14:00に2名」という予約システムに変更することで、1名さえ時間通りに来院すれば検査を遅れずにスタートできる体制に変えることができます。
3. 「自院にあった予約システム探し」お手伝いします！
クリニックの診療スタイル、医師の数、診療科目の数によって、最適な予約システムは全く異なります。
私たちはこれまで、「とりあえず一番ハイスペックな予約システムを選んだものの、機能を持て余してしまっている」クリニックや、「予約システムの機能の問題で『理想の診療』を作れていない」クリニックなど、数多くの現場を見てきました。だからこそ、皆様が本当に選ぶべき最適な予約システムを客観的にお伝えすることができます。
- 開業前で予約システム選びに難航している方
- 予約システムを変更したいが、なにを選んでいいかわからない方
- 今の予約システムのさらなる活用方法を知りたい方
このようなお悩みをお持ちの先生は、ぜひ一度私たちにご相談ください。全国のクリニックを知り尽くしたコンサルタントが、貴院の理想の診療を実現するためのシステム選びをサポートいたします。
